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【業務効率化】医師が電子化すべき書類とおすすめのスキャナーを紹介します

ScanSnap iX1500

仕事の書類が多すぎて管理しきれなくなっていませんか?

私もなかなか断捨離できない人なので、かつてはセミナーでもらった書類などが机や本棚に山積みになっていました。

書類はスキャナーを使って電子化して管理するのがおすすめです。

机が片付いていないと必要な書類が見つからなかったりしますよね…

たくゆきじ

流石にこのままじゃいかんと思い、スキャナーを買って書類を電子化して管理することにしました。

私が買ったのはこのScanSnap iX1500というスキャナーです。

少し値段は張りましたが

買ってよかったなぁ…

たくゆきじ

と素直に思えるスキャナーでした。

このプリンターのおかげで書類やプリントをPDF化して机や本棚が整理できたからです。

そこで今回の記事では

ScanSnap iX1500というスキャナーの特徴

スキャナーで電子化すると便利な書類

を紹介しました。

ぜひご覧ください。

たくゆきじ

ScanSnap iX1500のいいところ

ScanSnap iX1500

私が思うScanSnap iX1500のいいところは以下の2点です。

①スキャンのスピードがとにかく早い

②簡単にOCR化できる

それぞれ紹介していきます。

スキャンのスピードがとにかく早い

私の中のイメージだとスキャンって割と時間がかかるものだと思ってました。

ただ実際に使ってみるとScanSnap iX1500はスキャンのスピードがとにかく早いんですね。

まるでコピー機のような勢いでガンガンスキャンされていきます。

書類はスキャナーを使って電子化して管理するのがおすすめです。

さらにこのスピード感でなんと両面のスキャンが完了しています。

初めてスキャンした日はあまりのスピードにちょっと感動してしまいました。

たくゆきじ

スキャンが遅いとイライラしてしまいますが、このくらいのスピードだとストレスなくスキャンが完了します。

簡単にOCR化できる

OCR化って何?

と思われている方もいらっしゃるかと思いますので解説します。

OCR化とは

画像データ上の文字を検索できる状態にすること

を指します。

PDFファイルの場合は検索ができるというのが大きなメリットですよね。

スキャンしただけだとただの画像データなので検索できませんが、OCR化という処理を行うことで画像データ上の文字情報を検索可能な状態にすることができます。

後々検索可能になるのでOCR化するととても便利です。

たくゆきじ

通常OCR化は有料ソフトを使って行うのが一般的のようですが、Scansnapの場合はOCR化のソフトも付属されているためスキャン後に簡単にOCR化できます。

OCR化の精度は他のソフトと比べたことがないので一概には言えませんが、普通に使用に耐えうるレベルです。

私はストレスを感じた事はありません。

たくゆきじ

こちらもScanSnap iX1500の良い点です。

なおScanSnap iX1500は2020年からふるさと納税の返礼品でももらえるようになりました。

もし購入を検討している方がいらっしゃるのであれば今年のふるさと納税で狙ってみてはいかがでしょうか?

おすすめのふるさと納税の返礼品はこちらの記事で紹介しています。

たくゆきじ

ふるさと納税でおすすめする商品 【2020年版】ふるさと納税の返礼品は「腐らなくて確実に使うもの」がおすすめです。

電子化すると便利な書類

スキャナーで電子化しておくと色々と便利な書類は以下のとおりです。

セミナーや勉強会で配布されたプリント類

入職時に病院に提出する書類一式

学会発表関連の書類

給料明細や講演代の明細書

医学書・教科書・参考書の自炊

それぞれ見ていきましょう。

たくゆきじ

セミナーや勉強会で配布されたプリント類

臨床医として働いていると毎日のように書類が配られるので、放っておくとあっという間に机が書類で埋め尽くされてしまいますよね。

院内の勉強会やカンファレンスだけではなく、出張して受けなければならないセミナーなんかもありますから。

これらの書類をPDF化するのがこのスキャナーの最も一般的な使い方だと思います。

一度スキャンしておけば、なんのためらいもなくこれらの書類を捨てることができますよ。

断捨離が進むこと間違いなしです。

たくゆきじ

入職時に病院に提出する書類一式

医師は転勤の頻度が高い職業の一つです。

医局に属していると、若手の頃は毎年のように勤務先の病院が変わることは珍しくありません。

研修医や医師が転勤する際に必要な書類や手続き、便利なサービスをまとめました。 研修医や医師が転勤・退職する際に必要な書類や手続き、便利なサービスをまとめました

様々な病院で経験を積むのは医師として成長する上で必要な過程だと思うので転勤自体は問題ないのですが、転勤の際に必要な書類をその都度準備するのはちょっとめんどくさいんですよね。

どこに片付けたのかわからなくなりがちですし…

たくゆきじ

そこでおすすめしたいのが転勤の際の必要書類をスキャンしておくことです。

以下の書類をスキャンしておくことで転勤の際の事務作業がだいぶはかどりますよ。

医師免許証のコピー

保険医登録票のコピー

臨床研修修了登録証(研修医修了した場合)

年金手帳のコピー

常勤先だけではなくバイト先にも提出が必要になりますので、これらの書類をスキャンしておくよいでしょう。

なおマイナンバーカードや健康診断結果も入職の際に提出が求められるところが多いです。

ただマイナンバーカードは住所変更するたびに更新する必要がありますし、健康診断結果も「入職前6ヶ月以内」のように期限が決められていることが多いのでこの2つをスキャンするメリットはそこまでありません。

医師免許証のように更新不要な書類がスキャンに適しています。

たくゆきじ

ちなみに個人型確定拠出年金(ideco)を行っている方は、idecoの書類もスキャンしておくことをおすすめします。

転勤の際にはidecoの手続きも必要となりますが、以前使った書類を参考にする場合もあるからです。

医師が転勤・退職する時のidecoの手続きはこちらの記事もお役に立てると思います。

【医師のideco】勤務医が転勤する際にSBI証券で必要な手続きを解説 医師のideco|節税しながら着実に資産形成を進められる制度です

学会発表関連の書類

学会発表関連の書類のなかにもスキャンしておいたほうが良いものがいくつかあります。

参加した学会の領収書

参加した学会のプログラム

学会の領収書をスキャンする理由としては病院から補助が出る時に提出する必要があるからです。

ちなみに私には領収書をなくして補助を受けられなかった悔しい思い出があります。

きっちりスキャンしておきましょう。

参加した学会のプログラムをスキャンする理由は専門医試験の時に使うことがあるからです。

例えば2020年度の総合内科専門医の受験資格を見てみましょう。

受験するためには2件の発表業績を証明するもののコピーが必要とされています。

このように専門医によっては受験の際に学会発表の証拠となる書類(プログラムのコピー)が必要となる場合がありますので、私のように国際学会に行った場合なんかはぜひスキャンしておきましょう。

海外学会のAHA2018 【国際学会体験記-シカゴ編①-】海外学会へ準備したものと飛行機に乗るまでの話

ちなみに循環器専門医試験の際には必要ありませんでしたよ。

循環器専門医試験 循環器専門医試験|レポートなど準備すべき書類をまとめました。

給料明細や講演代の明細書

給与明細や講演代の明細書もその都度スキャンしておくこととおすすめします。

医師は常勤先の給料だけではなく、バイト先の給料もあわせてもらっているのが一般的ですが、その場合自分の正確な年収が把握するのが難しくなりますよね。

それだと困るのがふるさと納税です。

たくゆきじ

ふるさと納税でおすすめする商品 【2020年版】ふるさと納税の返礼品は「腐らなくて確実に使うもの」がおすすめです。

ご存知の通り自分の年収を把握しておかないと、ふるさと納税の上限額が把握できません。

年末までに源泉徴収票が届けば問題ないのですが、残念ながら源泉徴収票は年が明けてから届くのがほとんどなので、それだと間に合わないんですよね。

そのため給料明細や講演代の明細書をスキャンしておくと、ふるさと納税の時に上限額を把握するのがとても楽になりますのでスキャンしておくことをおすすめします。

ちなみにスキャンとは関係ありませんが、マネーフォワードという家計簿アプリもあわせて利用するとより自分の家計を把握できますのでぜひ使ってみてくださいね。

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医学書・教科書・参考書の自炊

研修医の頃は自分の勉強のために医学書を買うことが多いですよね。

初期研修医におすすめする本・教科書・参考書 【厳選9冊】初期研修医におすすめする本・教科書・参考書を紹介!

ただ医学書は重くて大きいものが多く、机の上のスペースをかなり圧迫します。

そういう時は自炊をすることも一つの選択肢です。

ちなみに自炊とは

本や参考書をスキャナーでPDF化すること

を指します。

PDF化するとipadなどで読むことができるので、いつでもどこでも読むことができます。

ちょっとした調べ物をする時なんかは重宝しますね。

たくゆきじ

自炊もスキャナーの一つの使い方かもしれません。

なおわざわざスキャンするのがめんどくさい先生は、最初から医学書の電子書籍アプリを使うのも一つの選択肢です。

おすすめの医学書アプリはM2plus Launcherですよ。

m2plusの使い方とおすすめの電子書籍 【医学書アプリ】M2Plus Launcherは本当に便利!おすすめの電子書籍と使い方も紹介します。

書類はスキャナーを使って電子化して管理しよう

今回の記事では

ScanSnap iX1500というスキャナーの特徴

スキャナーで電子化すると便利な書類

を紹介しました。

使ってみるとわかりますが、スキャナーで書類を電子化すると色々なことがはかどります。

この機会に書類の電子化に取り組んでみてはいかがでしょうか?

こちらの記事もおすすめです。

たくゆきじ

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