書類はスキャナーを使って電子化して管理するのがおすすめです。

ScanSnap iX1500

仕事の書類が多すぎて管理しきれなくなっていませんか?

私もなかなか断捨離できない人なので、かつてはセミナーでもらった書類などが机や本棚に山積みになっていました。

書類はスキャナーを使って電子化して管理するのがおすすめです。

机が片付いていないと必要な書類が見つからないんですよね…

たくゆきじ

ただ流石にこのままじゃいかんと思い、スキャナーを買って書類を電子化して管理することにしました。

私が買ったのはこのScanSnap iX1500というスキャナーです。

少し値段は張りましたが

買ってよかったなぁ…

たくゆきじ

と素直に思えるスキャナーでした。

これのおかげで書類やプリントをPDF化して机や本棚が整理できたからです。

そこで今回の記事では

ScanSnap iX1500というスキャナーの特徴について

スキャナーで電子化すると便利な書類

を紹介しました。

ぜひご覧ください。

たくゆきじ

ScanSnap iX1500のいいところ

ScanSnap iX1500

私が思うScanSnap iX1500のいいところは以下の2点です。

①スキャンのスピードがとにかく早い

②簡単にOCR化できる

それぞれ紹介していきます。

スキャンのスピードがとにかく早い

私の中のイメージだとスキャンって割と時間がかかるものだと思ってました。

ただ実際に使ってみるとScanSnap iX1500はスキャンのスピードがとにかく早いんですね。

まるでコピー機のような勢いでガンガンスキャンされていきます。

書類はスキャナーを使って電子化して管理するのがおすすめです。

さらにこのスピード感でなんと両面のスキャンが完了しています。

初めてスキャンした日はあまりのスピードにちょっと感動してしまいました。

たくゆきじ

スキャンが遅いとイライラしてしまいますが、このくらいのスピードだとストレスなくスキャンが完了します。

簡単にOCR化できる

OCR化って何?

と思われている方もいらっしゃるかと思いますので解説します。

OCR化とは

画像データ上の文字を検索できる状態にすること

を指します。

PDFファイルの場合は検索ができるというのが大きなメリットですよね。

スキャンしただけだとただの画像データなので検索できませんが、OCR化という処理を行うことで画像データ上の文字情報を検索可能な状態にすることができます。

後々検索可能になるのでOCR化するととても便利です。

たくゆきじ

通常OCR化は有料ソフトを使って行うのが一般的のようですが、Scansnapの場合はOCR化のソフトも付属されているためスキャン後に簡単にOCR化できます。

OCR化の精度は他のソフトと比べたことがないので一概には言えませんが、普通に使用に耐えうるレベルです。

私はストレスを感じた事はありません。

たくゆきじ

こちらもScanSnap iX1500の良い点です。

スキャナーで電子化すると便利な書類

スキャナーで電子化しておくと色々と便利な書類は以下のとおりです。

セミナーや勉強会で配布されたプリント類

入職時に病院に提出する書類一式

学会発表関連の書類

給料明細や講演代の明細書

医学書・教科書・参考書の自炊

それぞれ見ていきましょう。

たくゆきじ

セミナーや勉強会で配布されたプリント類

これが最も使用頻度の高い使い方です。

医師として働いていると毎週のように院内の勉強会やカンファレンスがあるので、あっという間に机の上が書類だらけになってしまいます。

こういう書類はPDF化しておくと遠慮なく捨てることができます。

ガンガンスキャンしてどんどん捨てていきましょう。

たくゆきじ

入職時に病院に提出する書類一式

若手医師の時は転勤が比較的多いです。

新しい病院で働く際は色々な書類を提出する必要がありますが、たまにしか使わないのでどこに置いたかわからなくなりがちなんですよね。

医師免許証のコピー

保険医登録票のコピー

大学の卒業証明書

大学院の修了証明書(学位記の写し)

臨床研修修了登録証(研修医修了した場合)

年金手帳(基礎年金番号)の写し

このへんの書類は常勤先だけではなくバイト先にも提出が必要になります。

スキャンしておくといつでも取り出せるので便利ですよ

たくゆきじ

ぜひスキャンしておきましょう。

転勤の時に必要な書類や手続き、便利なサービスはこちらの記事にまとめました。

研修医や医師が転勤する際に必要な書類や手続き、便利なサービスをまとめました。 研修医や医師が転勤・退職する際に必要な書類や手続き、便利なサービスをまとめました

学会発表関連の書類

学会発表関連の書類でスキャンしておくべき書類は以下の2つです。

参加した学会のプログラム

学会の領収書

参加した学会のプログラムをスキャンしておく理由としては専門医試験の時に使うことがあるからです。

例えば2020年度の総合内科専門医の受験資格を見てみましょう。

受験するためには2件の発表業績を証明するもののコピーが必要となっています。

学会発表を業績とするためにはプログラムのコピーを添付する必要があるため、スキャンしておくと後々探す手間が省けます。

何年も前のプログラムなんて探しても出てくるはずがないですからね…

たくゆきじ

また学会の領収書もぜひスキャンしておきましょう。

スキャンする理由は学会にかかった費用の補助が出る条件として領収書のコピーの提出を必要とする病院があるからです。

私の場合領収書をなくして補助を受けられず悔しい思いをしたことがありますので、きっちりスキャンしておきましょう。

学会発表関係の記事はこちらです。

たくゆきじ

海外学会のAHA2018 【国際学会体験記-シカゴ編①-】海外学会へ準備したものと飛行機に乗るまでの話 学会発表 学会発表を控えた医学生、研修医は必見! 症例報告のスライドの作り方を解説!

給料明細や講演代の明細書

給料明細や講演代の明細書はスキャンが必須な書類では有りません。

ただ我が家では家計簿をつけて家計を管理しているため、スキャンしているといつでも収入が確認できるという理由でスキャンしています。

スキャンしておくと何かと便利ですよ。

たくゆきじ

なお家計簿をつけておくとお金の出入りを把握できますので、資産形成につながります。

家計簿をつけるのはおすすめの習慣ですよ。

たくゆきじ

家計簿を3年分見直していたら「かくれ固定費」を見つけた話をします。 家計簿を3年分見直していたら「かくれ固定費」を見つけた話をします。

医学書・教科書・参考書の自炊

勉強のために医学書や教科書を買うと思いますが、増えてくると本棚のキャパシティを超えることになります。

そういう時は自炊をすることも一つの選択肢です。

ちなみに自炊とは

本や参考書をスキャナーでPDF化すること

を指します。

PDF化するとタブレットなどで持ち運べるため、いつでも場所を問わず本を読めることがメリットです。

自炊する時もスキャナーは役に立ちますね。

たくゆきじ

ちなみにM2plusという医学書の電子書籍アプリがあります。

自炊しないで電子書籍を利用したい方にはおすすめのアプリです。

m2plusの使い方とおすすめの電子書籍 【医学書アプリ】M2Plus Launcherは本当に便利!おすすめの電子書籍と使い方も紹介します。

書類はスキャナーを使って電子化して管理しよう

スキャナーで書類を電子化すると色々なことがはかどります。

セキュリティの面には気を払いながら、この機会に書類の電子化に取り組んでみてはいかがですか?

こちらの記事もおすすめです。

たくゆきじ

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